З початком пандемії COVID-19 компанії змістили стратегічні пріоритети, щоб зосередитись на покращенні віддаленої співпраці та створенні безпечніших робочих місць. Тепер акцент змістився на нове визначення ролі робочого місця. В результаті керівники ухвалили нові стратегії управління простором і, ймовірно, збережуть їх на довгі роки. Згідно з дослідженнями незалежної компанії Verdantix пропонуємо розглянути найважливіші зміни в організації робочого простору.
Як змінилося керування простором за останній рік?
Віддалена робота стала невід'ємною частиною сучасного робочого місця.
До пандемії можливість працювати віддалено вважалася привілегією, яку деякі компанії пропонували для залучення та утримання талантів, але не необхідністю. Багато організацій не мали офіційної політики дистанційної роботи і просто дозволяли її на індивідуальній основі. Оскільки компанії прагнули залишатися продуктивними і натомість замовлень вдома, віддалена робота стала нормою. Згідно з глобальним опитуванням Verdantix 2020 року, вісімдесят відсотків компаній по всьому світу вклали нові засоби в покращення віддаленої роботи, включаючи збільшення пропускної спроможності, хмарного сховища та технологій спільної роботи. Тепер, коли більшість співробітників розраховують продовжувати працювати з дому, не рідше одного разу на тиждень, керівники ухвалюють гнучкі стратегії управління простором.
Необхідність обмежити заповнюваність офісу стимулює інвестиції у технології на робочому місці
До пандемії максимальне використання офісного простору було однією з основних цілей ефективного керування. Минулого року запровадження рекомендацій щодо фізичного дистанціювання призвело до необхідності обмежити щільність офісів. З'явилася потреба у дотриманні дистанції. Коли офіси знову відчинили свої двері, постало питання контролю кількості співробітників та відвідувачів. Деякі використовували існуючі технології, такі як:
- Підрахунок зчитувань бейджів працівників.
- Інші впровадили системи управління відвідувачами та зажадали від співробітників попередньої реєстрації перед входом до офісу. Це служить подвійний цілі: дозволяє перевіряти стан здоров'я за обмеження місткості.
- Співробітники заповнюють невелику анкету, щоб підтвердити, що вони не мають симптомів COVID-19, і продовжують свій день.
Інші організації впровадили програмне забезпечення для бронювання робочих місць, яке дозволяє співробітникам легко переглядати всі доступні столи та резервувати їх. Вони можуть працювати там, де їм найзручніше, чи то поруч із колегою, чи подалі від інших, щоб зберігати дистанцію та конфіденційність.
Оскільки занепокоєння щодо інфекційного контролю зменшується в міру того, як все більше працівників отримують вакцину від COVID-19, керівники робочих місць також можуть аналізувати дані про бронювання столиків, щоб краще узгодити доступний простір із фактичними потребами.
Основний мотив відвідування офісу
Розвиток особистості та професійних якостей неможливі без спілкування із собі подібними. Відчуття групи, згуртованості, колективу – це дозволяє покрити базові потреби людини, дає відчуття причетності до групи. Як показали дослідження, основна причина, через яку співробітники хотіли повернутися на робоче місце – комунікація. Це означає, що багато керівників на робочих місцях переглядають свої стратегії управління, щоб забезпечити правильне поєднання віддаленого та офісного формату. Замість традиційного дизайну офісів із розподіленими місцями, вони включають у свої планування більше конференц-залів та місць для нарад. Компанії також інвестують у системи бронювання конференц-залів, які спрощують для співробітників резервування цих місць. Використовуючи цифрові дисплеї або мобільні програми, вони можуть бачити, які кімнати доступні, і забронювати їх заздалегідь або на місці. Адміністратори також можуть переналаштувати конференц-зали та оновити обмеження місткості, щоб забезпечити безпеку працівників. У недавньому опитуванні Verdantix 44% респондентів заявили, що запровадження нової технології спільної роботи було для них пріоритетним завданням цього року.
Співробітники використовують офіс через день
Багато організацій хочуть, щоб усі співробітники мали доступ до офісу, але не хочуть відмовлятися від призначених місць. Угруповання співробітників у призначені зміни дозволяє обмежувати місткість, не розбудовуючи весь офіс. Фактично 45% керівників компаній, які відповіли на опитування Verdantix Future of the Workplace Survey, заявили, що використовують цю стратегію. Керівники на робочому місці можуть групувати співробітників за змінами та призначати їх приходити у «шаховий час» або у різні дні. Можуть призначатися зміни залежно від відділу або потреби бути в офісі, або просто розділити всіх на випадкові групи. Ця стратегія допомагає збільшити продуктивність.
У міру того, як пандемія тривала, багато аналітиків сумнівалися, чи стане вона кінцем офісного життя. Згідно з дослідженням Verdantix Future of the Workplace, лише 18% компаній планують скоротити офісні площі, а більшість планують скоротити цю кількість до 20%. Ще 18% насправді очікують збільшення площі свого офісу, щоб знизити щільність розміщення та надати співробітникам більше доступу до простору для спільної роботи. Більшість, 63%, планують зберегти офісну нерухомість без змін.
Компанії скорочують щільність офісів у довгостроковій перспективі
Кількість офісних площ на одного співробітника за останнє десятиліття скоротилася з 21 квадратного метра у 2010 році, до 14 квадратних метрів у 2017 році. Хоча більшість компаній не повернуться до великих приватних офісів, пандемія сповільнила загальне скорочення індивідуальних площ. Замість того, щоб зосереджуватись на стратегіях управління простором з основною метою скорочення витрат, компанії розглядають їх як частину більшого прагнення покращити якість обслуговування працівників. Тепер, коли у співробітників є більше можливостей працювати де завгодно, вони не захочуть сидіти пліч-о-пліч у переповненому офісі. Натомість вони хочуть працювати в комфортній обстановці, яка надихає їх робити свою роботу якнайкраще.
Додаткові (коворкінг) офіси стають все більш популярними.
Пандемія змусила багатьох співробітників переосмислити тривалі щоденні поїздки працювати. Хоча вони розуміють, що можуть заощадити чималі суми щороку, працюючи віддалено, більшості, як і раніше, не вистачає особистого спілкування зі своїми колегами. Це особливо важливо для нових співробітників, які не мали часу налагодити міцні зв'язки до пандемії. Щоб зменшити щільність офісів у штаб-квартирі компанії та надати всім більше можливостей для спільної роботи, багато організацій здають в оренду невеликі офісні приміщення. Це дає співробітникам можливість скоротити витрати на поїздку на роботу та побудувати міцні стосунки зі своїми колегами особисто.
Хоча більшість організацій зберігають існуючі офісні приміщення, ясно, що вони не будуть використовувати їх так само, як раніше. Наразі керівники на робочому місці зосереджені на розширенні можливостей та збереженні соціального дистанціювання.