Переїзд офісу до іншого бізнес-центру. Як організувати це грамотно і нічого не забути

Ваша компанія орендувала приміщення у Києві та планує переїзд в інший офіс? В ідеальному світі це виглядало б так: після закінчення робочого дня всі співробітники розійшлися додому, а на ранок усі приїхали до нового офісу. Безперервний робочий процес триває. Все чудово. На жаль, ми живемо не в ідеальному світі. Але навіть такий кропіткий та енерговитратний процес, як переїзд на нове місце, можна оптимізувати та провести максимально ефективно.

Нове приміщення – знайдися!

Насамперед, обираючи оренду нового офісу, слід визначитися з тим, чого не вистачало попередньому приміщенню:

  • Інтер'єр
  • Робочий чи складський простір
  • Оренда приміщення у Києві, згідно з новим бюджетом.

Корисні лайфхаки

  1. Щоб не затягувати процес переїзду, вивчіть нове планування офісу в бізнес-центрі. Наявність чи відсутність перегородок, квадратура офісу – ці параметри є ключовими.
  2. Чи потрібні послуги дизайнера щодо перепланування.
  3. У процесі підбору нової локації важливо розуміти, чи надає орендодавець такі послуги:
  • Чи проводиться охорона території
  • Чи підключений офіс до інтернету
  • Чи надаються послуги клінінгової служби

4. Багато компаній мріють орендувати офіс на Печерську, Хрещатику, Театральній – у центрі столиці. Таку локацію легко знайти в інтернеті на запит «оренда офісу дружби народів». Але не завжди такий план здійсненний. Якщо нове приміщення, що орендується під офіс, знаходиться не в центральній частині міста, слід попередити про це співробітників. Можливо, ви зможете мотивувати підлеглих привабливими заохоченнями: просторі кабінети, власна кухня з готовими обідами, зона відпочинку та багато інших приємних плюсів нової локації.

Переїзд «під ключ»: самостійна організація процесу чи послуги професіоналів

Якщо розглядати ідеальний варіант, він повинен бути готовим. Тобто, нове приміщення не потребує ремонту, в ньому є вся необхідна інфраструктура, а його площа повністю підходить під потреби вашого бізнесу. Далі справа за малим – транспортування техніки, меблів, документації та організація робочого простору.
Організувати переїзд в новий офіс цілком реально самостійно, особливо якщо у вас в штаті є адміністративно-господарський відділ. Його співробітники розберуть, відсортують та надійно запакують усі необхідні деталі, техніку та документи. Але що робити, якщо штат компанії не передбачає такого відділу? У такому разі ваш варіант – звернутися до мувінгової компанії. У Києві ця ніша чудово розвинена і знайти в інтернеті надійного перевізника не важко.
Орендуючи офіс у Києві, та користуючись послугами компанії-перевізника, ви заощаджуєте не тільки час, а й людський ресурс. Звичайно, все можна подати у вигляді «суботника» і змусити весь офісний персонал вийти у свій вихідний для розбирання меблів та сортування документів. Але навіщо? Професійні мувери – це підрядники, з якими укладається договір і вони несуть матеріальну відповідальність за ваше майно. Вам залишається лише насолодитися орендованим офісом у бізнес-центрі.

Привіт світ! Переїзд вдався

Здійснилося! Ви переїхали до нового офісу! Меблі розпаковані і розставлені по своїх місцях, інтернет працює безперебійно і кожне робоче місце обладнане відповідно до потреб співробітників. Незайвим буде поінформувати клієнтів та партнерів про вашу релокацію. Продумайте текст розсилки та не забудьте змінити нові реквізити у підписі електронної пошти. Проведіть невелику екскурсію по новому офісу:

  • створіть схему кабінетів
  • повісьте в спільній доступності роздруківку внутрішніх номерів
  • розкажіть про найближчі кафе, аптеки, банки та інші інфраструктурні локації в пішій доступності своїм підлеглим.

Якщо вашою метою була оренда затишного офісу на Печерську, тоді компанія KRONOS має чудову пропозицію – оренда офісу на Дружби Народів. Помешкання готове до переїзду, а умови довгострокової оренди вас приємно здивують. Оренда простору під офіс – не менш важлива подія, ніж сам переїзд. І у цьому питанні важливо довіриться професіоналам. Цінуйте свій час та сили з нами.