7 способов организации рабочего пространства в период пандемии

7 способов организации рабочего пространства в период пандемии

С началом пандемии COVID-19 компании сместили стратегические приоритеты, чтобы сосредоточиться на улучшении удаленного сотрудничества и создании более безопасных рабочих мест. Теперь, акцент сместился на новое определение роли рабочего места. В результате руководители приняли новые стратегии управления пространством и, вероятно, сохранят их на долгие годы. Согласно исследованиям независимой компании Verdantix, предлагаем рассмотреть наиболее важные изменения в организации рабочего пространства.

Как изменилось управление пространством за последний год?

Удаленная работа стала неотъемлемой частью современного рабочего места.

До пандемии возможность работать удаленно считалась привилегией, которую некоторые компании предлагали для привлечения и удержания талантов, но не необходимостью. Многие организации не имели официальной политики удаленной работы и просто разрешали ее на индивидуальной основе. Поскольку компании стремились оставаться продуктивными на фоне заказов на дому, удаленная работа стала нормой. Согласно глобальному опросу Verdantix 2020 года, восемьдесят процентов компаний по всему миру вложили новые средства в улучшение удаленной работы, включая увеличение пропускной способности, облачного хранилища и технологий совместной работы. Теперь, когда большинство сотрудников рассчитывают продолжать работать из дома, не реже одного раза в неделю, руководители принимают гибкие стратегии управления пространством.

Необходимость ограничить заполняемость офиса стимулирует инвестиции в технологии на рабочем месте

До пандемии максимальное использование офисного пространства было одной из основных целей эффективного управления. В прошлом году введение рекомендаций по физическому дистанцированию привело к необходимости ограничить плотность офисов. Появилась необходимость в соблюдении дистанции. Когда офисы опять открыли свои двери, возник вопрос контроля количеств сотрудников и посетителей. Некоторые использовали существующие технологии, такие как:

  • Подсчет считываний бейджей сотрудников.
  • Другие внедрили системы управления посетителями и потребовали от сотрудников предварительной регистрации перед входом в офис. Это служит двойной цели: позволяет проверять состояние здоровья при ограничении вместимости.
  • Сотрудники заполняют небольшую анкету, чтобы подтвердить, что у них нет симптомов COVID-19, и продолжают свой день.
  • Другие организации внедрили программное обеспечение для бронирования рабочих мест, которое позволяет сотрудникам легко просматривать все доступные столы и резервировать их. Они могут работать там, где им удобнее всего, будь то рядом с коллегой или подальше от других, чтобы сохранять дистанцию ​​и конфиденциальность.

Поскольку озабоченность по поводу инфекционного контроля уменьшается по мере того, как все больше сотрудников получают вакцину от COVID-19, руководители рабочих мест также могут анализировать данные о бронировании столиков, чтобы лучше согласовать доступное пространство с фактическими потребностями.

Основной мотив посещения офиса

Развитие личности и профессиональных качеств невозможны без общения с себе подобными. Ощущение группы, сплочённости, коллектива – это все позволяет покрыть базовые потребности человека, дает ощущение причастности к группе. Как показали исследования, основная причина, по которой сотрудники хотели вернуться на рабочее место — коммуникация. Это означает, что многие руководители на рабочих местах пересматривают свои стратегии управления, чтобы обеспечить правильное сочетание удаленного и офисного формата. Вместо традиционного дизайна офисов с распределенными местами, они включают в свои планировки больше конференц-залов и мест для совещаний. Компании также инвестируют в системы бронирования конференц-залов, которые упрощают для сотрудников резервирование этих мест. Используя цифровые дисплеи или мобильные приложения, они могут видеть, какие комнаты доступны, и бронировать их заранее или на месте. Администраторы также могут перенастроить конференц-залы и обновить ограничения вместимости, чтобы обеспечить безопасность сотрудников. В недавнем опросе Verdantix 44% респондентов заявили, что внедрение новой технологии совместной работы было для них приоритетной задачей в этом году.

Сотрудники используют офис через день

Многие организации хотят, чтобы все сотрудники имели доступ к офису, но не хотят отказываться от назначенных им мест. Группировка сотрудников в назначенные смены позволяет ограничивать вместимость, не перестраивая весь офис. Фактически, 45% руководителей компаний, ответивших на опрос Verdantix Future of the Workplace Survey, заявили, что используют эту стратегию. Руководители на рабочем месте могут группировать сотрудников по сменам и назначать их приходить в «шахматное время» или в разные дни. Могут назначаться смены в зависимости от отдела или необходимости быть в офисе, или просто разделить всех на случайные группы. Эта стратегия помогает повысить продуктивность.

Офисная недвижимость – сокращать или расширять предложения на рынке?

По мере того, как пандемия продолжалась, многие аналитики сомневались, станет ли она концом офисной жизни. Согласно исследованию Verdantix Future of the Workplace, только 18% компаний планируют сократить офисные площади, а большинство планируют сократить это количество до 20%. Еще 18%, на самом деле, ожидают увеличения площади своего офиса, чтобы снизить плотность размещения и предоставить сотрудникам больше доступа к пространству для совместной работы. Большинство, 63%, планируют сохранить офисную недвижимость без изменений.

Компании сокращают плотность офисов в долгосрочной перспективе

Количество офисных площадей на одного сотрудника за последнее десятилетие сократилось с 21 квадратного метра в 2010 году, до 14 квадратных метров в 2017 году. Хотя большинство компаний не вернутся в большие частные офисы, пандемия замедлила общее сокращение индивидуальных площадей. Вместо того, чтобы сосредотачиваться на стратегиях управления пространством с основной целью сокращения затрат, компании рассматривают их как часть более крупного стремления улучшить качество обслуживания сотрудников. Теперь, когда у сотрудников есть больше возможностей работать где угодно, они не захотят сидеть плечом к плечу в переполненном офисе. Вместо этого они хотят работать в комфортной обстановке, которая вдохновляет их делать свою работу наилучшим образом.

Дополнительные (коворкинг) офисы становятся все более популярными

Пандемия заставила многих сотрудников переосмыслить длительные ежедневные поездки на работу. Хотя они понимают, что могут сэкономить немалые суммы каждый год, работая удаленно, большинству по-прежнему не хватает личного общения со своими коллегами. Это особенно важно для новых сотрудников, у которых не было времени наладить прочные связи до пандемии. Чтобы уменьшить плотность офисов в штаб-квартире компании и предоставить всем больше возможностей для совместной работы, многие организации сдают в аренду небольшие офисные помещения. Это дает сотрудникам возможность сократить расходы на поездку на работу и построить прочные отношения со своими коллегами лично.

Хотя большинство организаций сохраняют существующие офисные помещения, ясно что они не будут использовать их таким же образом, как раньше. Прямо сейчас руководители на рабочем месте сосредоточены на расширении возможностей и сохранении социального дистанцирования.